Tin tức

7 cách để tạo ấn tượng tốt qua email và tin nhắn tức thời

Thế giới ngày nay cung cấp hàng tá chế độ giao tiếp, và hầu hết chúng đều được chấp nhận sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp. Trong nhiều thập kỷ, đặc điểm nổi bật của việc tạo ấn tượng tốt trong môi trường làm việc là ở giao tiếp phi ngôn ngữ của việc gặp mặt trực tiếp, giao tiếp bằng lời nói qua điện thoại và giao tiếp bằng văn bản thường xuyên và chính thức của thư và ghi nhớ.

Nhưng ngày nay, có một phương tiện giao tiếp mới chi phối các cuộc hội thoại hàng ngày của chúng tôi: văn bản ngắn có thể chuyển đi nhanh chóng. Nói tóm lại, điều đó có nghĩa là email, văn bản và tin nhắn tức thời. Mặc dù mỗi phương tiện này đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, nhưng tất cả chúng đều có thể được phân loại cùng nhau, vì việc nắm vững các kỹ năng cần thiết để sử dụng chúng đúng cách có thể khiến bạn trở thành một ứng cử viên ấn tượng hơn nhiều. Cùng Kalzen Media tìm hiểu 7 cách tạo ấn tượng tốt qua email và tin nhắn tức thời.

1. Hãy nhanh chóng

Các cuộc hội thoại dựa trên văn bản xảy ra ngay lập tức, vì vậy sẽ không tốt nếu bạn đưa chúng ra một cách chậm chạp. Ví dụ: nếu bạn đang gửi email tóm tắt sau cuộc họp, hãy chắc chắn gửi nó trong vòng vài giờ sau khi cuộc họp kết thúc. Nếu bạn đang gửi lời nhắc cho một cuộc họp, hãy gửi nó trước một giờ, không quá muộn và không quá sớm. Nếu bạn đang gửi phản hồi đến email bạn đã nhận được, hãy thử nhận nó trong vòng 24 giờ.

2. Loại bỏ thông tin không cần thiết

Trong các hình thức giao tiếp dài hơn như báo cáo, bạn sẽ có nhiều không gian và thời gian để giải thích về các điểm của mình khi bạn thấy phù hợp. Trong email và tin nhắn văn bản, bạn càng súc tích và ngắn gọn thì càng tốt. Viết email tiếp cận tốt hơn bằng cách sửa đổi chúng trước khi gửi, loại bỏ bất kỳ trường hợp thông tin không cần thiết nào có thể cản trở hoặc làm sao lãng các điểm chính của bạn. Chỉ bao gồm thông tin cần thiết để đưa ra quan điểm của bạn.

3. Hãy rõ ràng và hiệu đính từng câu

Nếu một câu của bạn không đầy đủ, không mạch lạc hoặc viết lúng túng, nó có thể buộc người đọc của bạn đọc nó nhiều lần, chúng giống việc thách thức họ hơn là thông báo cho họ. Thay vì cho phép điều này xảy ra, hãy chủ động và đọc lại mọi thông tin bằng văn bản trước khi gửi nó đi. Hãy tự hỏi mình mỗi câu mà câu này có diễn tả điều tôi muốn không? Và câu này nghe có vẻ tự nhiên nếu tôi đọc thành tiếng? Nếu tất cả các câu của bạn tuân thủ các tiêu chuẩn này, bạn sẽ tạo ấn tượng tốt hơn nhiều.

7 cách để tạo ấn tượng tốt qua email và tin nhắn tức thời

4. Sắp xếp nội dung của bạn một cách hợp lý 

Bởi vì nó ở định dạng bằng văn bản, bản nháp đầu tiên của email thường có thể bị rời rạc. Dành thời gian để sắp xếp văn bản của bạn một cách mạch lạc, bắt đầu với phần giới thiệu chung, chuyển sang các điểm chính của bạn và cuối cùng là kết luận. Đối với các email dài hơn, bạn thậm chí có thể muốn bao gồm các tiêu đề phụ, dấu đầu dòng hoặc các tùy chọn định dạng khác giúp dễ nhìn hơn.

5. Thể hiện cá tính của bạn

Tuân thủ các quy tắc này và phấn đấu cho các phương tiện liên lạc ngắn gọn nhất, nhiều thông tin nhất có thể không may làm cho bạn nghe có vẻ như robot hoặc lạnh lùng. Để tránh điều này, hãy thể hiện cá tính của bạn. Tin nhắn tức thời đặc biệt cho vay để phương tiện truyền thông không chính thức. Sử dụng tên đầu tiên, đưa một số sự hài hước vào nội dung của bạn và thêm các liên lạc cá nhân làm cho tin nhắn của bạn nghe giống như bạn.

6. Sử dụng phương tiện thích hợp

Nếu bạn đã viết ra một kế hoạch dài cho một dự án mới, thì việc gửi nó qua văn bản vào lúc nửa đêm sẽ không phù hợp hơn là gửi nó qua email. Tương tự, một lời nhắc cuộc họp nhanh 10 phút trước khi bắt đầu cuộc họp có lẽ là vô ích trong hộp thư đến email. Chọn phương tiện của bạn một cách thích hợp, và quan tâm đến đồng nghiệp và ông chủ của bạn. Tìm hiểu những ưu điểm và nhược điểm của từng phương tiện được viết ngay lập tức.

7 cách để tạo ấn tượng tốt qua email và tin nhắn tức thời

7. Kết thúc với các mục hành động

Ngay cả khi bạn đã ghi chép nó rõ ràng trong phần nội dung của mình, điều đó sẽ giúp thêm một danh sách các tiêu đề có thể tiêu hóa vào cuối email của bạn. Nó không chỉ phục vụ như một bản tóm tắt hay mà người đọc có thể quay lại, nó còn cho thấy email của bạn có mục đích đo lường được.

Sử dụng bảy chiến lược này để tạo ấn tượng tốt hơn với sếp và đồng nghiệp của bạn khi dựa vào giao tiếp ngắn, bằng văn bản để truyền đạt ý tưởng của bạn. Giống như bất cứ điều gì khác trong thế giới chuyên nghiệp, bạn càng thực hành nó, bạn sẽ càng nhận được nhiều hơn vì vậy hãy tận dụng mọi cơ hội để trau dồi thủ công của bạn.

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!

Bình luận